Gwella ansawdd data ar ein cofrestrau
Un o brif amcanion y Ddeddf Troseddau Economaidd a Thryloywder Corfforaethol yw gwella cywirdeb ac ansawdd y data ar ein cofrestrau, trwy helpu i fynd i’r afael â throseddau economaidd a hybu hyder yn economi’r DU.
Mae’r ddeddf wedi cyflwyno amcanion statudol newydd ar gyfer y Cofrestrydd Cwmnïau y mae’n rhaid iddynt eu hyrwyddo wrth gyflawni eu swyddogaethau. Mae’r ddeddf hefyd yn rhoi cyfres o bwerau newydd ac ehangach i’r cofrestrydd, i’w galluogi i gyflawni eu hamcanion.
Amcanion y cofrestrydd yw:
- sicrhau bod unrhyw un y mae’n ofynnol iddynt gyflwyno dogfen i’r cofrestrydd yn gwneud hynny (a chydymffurfio â’r gofynion ar gyfer cyflwyno priodol)
- i sicrhau bod gwybodaeth a gynhwysir yn y gofrestr yn gywir a bod y gofrestr yn cynnwys popeth y dylai ei gynnwys
- sicrhau nad yw cofnodion a gedwir gan y cofrestrydd yn creu argraff ffug neu gamarweiniol i aelodau’r cyhoedd
- atal cwmnïau ac eraill rhag cyflawni gweithgareddau anghyfreithlon neu hwyluso gweithgareddau anghyfreithlon gan eraill
Mae’r amcanion hyn hefyd yn berthnasol i Gofrestrydd Cwmnïau’r Alban a Chofrestrydd Cwmnïau Gogledd Iwerddon.
Beth sy’n newid a beth allai hyn ei olygu i chi
Cyfeiriadau swyddfa gofrestredig
Mae rheolau newydd ar gyfer cyfeiriadau swyddfa gofrestredig sy’n golygu bod yn rhaid i gwmnïau, bob amser, gael ‘cyfeiriad priodol’ fel eu swyddfa gofrestredig.
Cyfeiriad yw ‘cyfeiriad priodol’ os, yn ystod amgylchiadau arferol:
- byddai disgwyl i ddogfen a gyfeirir at y cwmni, ac a ddanfonwyd yno â llaw neu drwy’r post, ddod i sylw person sy’n gweithredu ar ran y cwmni, a
- byddai’n bosib derbyn cofnod o gyflwyno dogfennau yno trwy gael cydnabyddiaeth o’r danfoniad
Os nad yw cyfeiriad swyddfa gofrestredig y cwmni yn bodloni’r gofynion hyn, mae hyn yn golygu nad yw’r cyfeiriad yn briodol. Efallai y byddwn yn cymryd camau yn erbyn y cwmni a’i swyddogion gan eu bod yn cyflawni trosedd. Os ydym yn fodlon nad yw swyddfa gofrestredig cwmni yn briodol, byddwn yn newid cyfeiriad y swyddfa gofrestredig i gyfeiriad diofyn, a ddelir yn Nhŷ’r Cwmnïau. Os symudir swyddfa gofrestredig cwmni i’r cyfeiriad diofyn, rhaid iddynt ddarparu cyfeiriad priodol gyda thystiolaeth o berchnogaeth briodol o fewn 28 diwrnod, neu gallem ddechrau’r broses i dynnu’r cwmni oddi ar y gofrestr.
Os ydych yn defnyddio cyfeiriad asiant neu gyfeiriad darparwr trydydd parti arall fel eich swyddfa gofrestredig, rhaid i chi sicrhau bod y gwasanaeth cyfeiriad y maent yn ei ddarparu yn bodloni’r gofynion ar gyfer cyfeiriad swyddfa gofrestredig briodol.
Ni allwch ddefnyddio Blwch Post (PO Box) fel eich cyfeiriad swyddfa gofrestredig.
Datganiad pwrpas cyfreithlon
Mae gofyniad newydd pan fyddwch yn cofrestru neu’n ‘corffori’ cwmni. Mae angen i’r tanysgrifwyr i’r cwmni gadarnhau eu bod yn ffurfio’r cwmni at bwrpas cyfreithlon.
Bydd angen i gwmni hefyd gadarnhau bod ei weithgareddau arfaethedig yn y dyfodol yn gyfreithlon, ar eu datganiad cadarnhad blynyddol.
Pwerau’r cofrestrydd
Mae gan y cofrestrydd fwy o bwerau i wirio a herio gwybodaeth sy’n ymddangos yn anghywir neu’n anghyson â’r wybodaeth sydd gennym. Mewn rhai achosion, byddwn hefyd yn gallu dileu gwybodaeth yn gyflymach, os yw’r wybodaeth honno’n anghywir, anghyflawn, ffug neu dwyllodrus.
Bydd gwiriadau cryfach ar enwau cwmnïau a allai roi argraff ffug neu gamarweiniol i’r cyhoedd. Bydd hyn yn ein helpu i wella cywirdeb ac ansawdd y data sydd gennym ac yn helpu i fynd i’r afael â chamddefnyddio enwau cwmnïau.
Byddwn yn defnyddio anodiadau ar y gofrestr i roi gwybod i ddefnyddwyr am faterion posibl gyda’r wybodaeth a roddwyd i ni. Byddwn hefyd yn cymryd camau i lanhau’r gofrestr, gan ddefnyddio paru data i nodi a dileu gwybodaeth anghywir.
Byddwn yn dechrau cyflwyno proses gwirio hunaniaeth newydd, a dros y misoedd nesaf, byddwn yn egluro pryd y bydd y newidiadau hyn yn dod i rym.
Gorfodi a sancsiynau
Bydd canlyniadau difrifol os na fydd cwmni’n ymateb i gais ffurfiol gan Dŷ’r Cwmnïau am fwy o wybodaeth. Gallai hyn gynnwys:
- cosb ariannol
- anodiad ar record y cwmni
- erlyniad
Gall hefyd fod canlyniadau difrifol i gwmni os nad yw ei swyddfa gofrestredig yn gyfeiriad priodol.
Os nad ydym yn fodlon bod swyddfa gofrestredig cwmni yn briodol, byddwn yn ei newid i gyfeiriad diofyn, a ddelir yn Nhŷ’r Cwmnïau. Os caiff swyddfa gofrestredig cwmni ei symud i’r cyfeiriad diofyn, rhaid iddynt ddarparu cyfeiriad priodol gyda thystiolaeth o berchnogaeth berchnogol o fewn 28 diwrnod, neu gallem ddechrau’r broses i ddileu’r cwmni o’r gofrestr.
Dysgwch fwy am bwerau’r cofrestrydd a sut a phryd y maent yn gweithio.